|
西安拓维油田企业
物资管理信息系统解决方案
第一章、 软件概述
一、现状分析
物资管理是企业生产经营管理中不可缺少的组成部分。工业企业的物资管理，就是对企业生产过程中所需各种物资的采购、储备、使用等进行计划、组织和控制。加强物资管理，合理地组织采购、存储、使用物资，对于促进企业生产发展，提高产品质量，降低产品成本，加强资金周转，增强企业盈利等都具有十分重要的意义。
特别对于油田企业及其各个二级企业单位，由于油田行业是一个资金密集型的行业，物资使用量远远大于其他类型的企业，每年发生采购资金都是以亿元为单位进行计算。
由于物资管理在社会大生产中占用重要地位，其计算机化在发达国家已达到95%以上。但在我国由于计算机技术发展时间短，物资信息化管理在近几年才得到了普遍的关注，因此在许多的单位还是采用的传统的纸制合同、纸制台帐报表、手工计算、手工填写等方法。传统的管理方式存在的主要问题是：
l 容易出错：根据各级单位所报材料明细逐个与库存账本对照查阅，进行库平，即库中有其所需材料则开据料单从库中领取，若库中无，则通知采购人员采购。库中物资种类繁多，查对繁琐，易出错。
l 效率低：从开据发料单到每月结帐、清册都是手工操作，计算器加算盘，效率低且准确率不高。
l 计算机应用开展不足：单位配备的计算机仅局限于打字，做报表，不能开单据，不能协同工作。计算机应有的功能没有充分发挥。
如何应用计算机网络技术，从传统的低效、高成本的管理模式下提升到反映迅速、运转高效，达到既满足生产建设需要，同时又降低物流成本，进一步提高管理水平，是新形势下物资供应系统面临的一个重要课题。
二、物资信息化管理的必要性
信息已成为继劳动力、土地、资本之后的又一大资源。谁控制的信息越多，谁利用信息资源的效率越高，谁就会在各方面的竞争中占有一席之地，谁就会有更多的优势。物资供应部门是企业与生产单位之间的桥梁、纽带，是企业正常生产的物资保障部门。正因为供应部门是关键的中转环节，建立一套物资管理信息系统对于如何有效的把本单位生产所需的生产资料及时、保质保量的供应上去，有着重要的意义。
从微观上讲，建立一套物资管理信息系统能够加快物资的周转速度，提高生产效率，从而加强了管理的信息化手段，提高了本单位的经济效益。从宏观上讲，顺应了社会的信息化、社会化潮流，缩短了整个社会化大生产的周期。
从实施的单位角度讲，应用计算机网络技术，结合公司内控管理制度的要求，进一步优化业务流程，提高工作效率，降低采购成本，实现库存的实时动态管理，优化库存结构，降低库存，从而提升物资供应管理水平。具体作用如下：
（1）用统一标准处理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的数据。
（2）完整、及时提供在管理及决策中需要的数据。
（3）利用指定的数据关系式分析数据，客观预测未来。
（4）向各级管理机构提供不同详细程度的报告，缩短分析和解释时间。
（5）用最低的费用最短的时间提供尽可能精确、可靠的信息，以便使决策者选择最佳的实施方案，以提高企业的经济效益。
物资管理系统对各级单位而言，能够实现查询功能，包括实时库存信息、供应商及产品信息等，能够实现物资计划网上传输；对物资供应而言，能够及时、全面收集物资需求计划，提高工作效率，降低采购成本，能够平衡库存，盘活资产，提高资金利用率；对处领导和管理部门而言，能够实现统计、查询和监督功能。
综合上述，物资管理信息系统的应用，实现物资供应的全过程管理，在处理物资供应管理业务上具有快捷、准确、方便的特点，极大地提高了工作效率。因此物资管理的信息化势在必行。
三、软件应用目的与优势
在充分研究油田企业及各二级单位的物资管理业务需求的基础上，西安拓维科技有限公司研发了《油田企业物资管理信息系统》。整个系统软件的实施目的为以下几个方面：
A 软件应用目的
（一）物资计划实施网上提报
依托网络形成严密的物资需求计划申报、审批和责任追究制度，计划的准确率、及时率进一步提高。对用户提报的物资需求，相应的业务部门按照物资大类、品种通过自己合法的用户名逐一录入计算机，系统软件进行平衡、汇总，拟定形成当月的物资采购计划，通过内部计算机网络提报计划管理部门审核，然后提交有关部门决策，审定当月的物资采购数量、采购渠道、采购方式，并下达到业务部门执行，杜绝了无计划采购。
（二）合同实施网上管理
合同的编制，合同的审核过程是在网上进行，最后合格综合科打印正式的合同文本，业务人员才能进行物资的采购。
建立物资代码库和供应商管理库，将合同（协议）的供应商资质、签约价格、条款等所有信息录入计算机管理系统，生成合同（协议）文本，形成合同资源库。通过网络，可以随时浏览每一份合同资源，实现合同资源共享。
（三）加强价格和渠道监督
对不具备上网采购条件的物资，充分运用内部计算机网络，将3年来的采购合同（协议）成交价格录入计算机，建立物资采购信息资源库。充分发挥采购渠道审查、价格监督职能，原则上推荐3家以上的供应商，由物价部门确认价格后，共同确立供应商。
（四）仓储管理实施网上操作
建立物资收、发、存电子帐本，丢掉手工帐本、手工料单，这样大大减轻员工的劳动强度，提高工作效率。物资采购人员能够通过网络，准确掌握库存状况，编制物资采购计划，降低采购风险。物资的入库管理中增加了总库到货验收功能，总库工作人员从网上调出要入库物资的合同，填写各项验收数据，根据验收的结果业务人员方可做入库操作。
（五）管理部门实施无纸化办公
建立了网络电子公文传输系统，上下级之间的公文实现网络传递；机关职能部门率先建立自己的邮箱，规范了文件资料的管理，加快管理信息的传递速度。
B 软件应用优势
在物资供应管理工作中运用信息技术，提升和改变了传统的物资采购供应模式，在物资供应专业化方面发挥了巨大的作用，主要体现：
(一)、优化和整合业务流程，提高工作效率。严格按照集团公司物资采购管理的有关规定，通过对原有的业务流程进行优化和整合，大幅度提高工作效率，提高了用户的满意度。如以前作一份全处月计划大约需要一周时间，现在随时打开计算机就可以查询到任意时间的计划。以往物价部门在合同审核时，对物资的历史订货情况核实非常困难，工作非常繁琐。一份合同审核完毕最少需要2天，现在随时打开计算机即可查看任意一份合同物资以往订货情况。以往工作人员做一次半年度的物资价格分析2名工作人员大约一周的时间，现在几分钟就可以统计完毕。
（二）、增加了物资采购的透明度，有效地堵塞了管理漏洞。领导在审核论证时，可以看到每一份论证的依据。严格限制了合同订货数量。避免业务人员盲目采购，减少了库存积压。对上级要求上网采购的物资，我们依据划定的品种和范围，积极上网采购，对企业自购物资，主动向电子商务网提报，进行询比价采购，使物资价格更加公开透明。
（三）、取得了较好的经济效益。在物资储备上，按每年1个亿计算，如压缩3%可降低储备300万元，可节约利息20万元。
第二章、 系统功能
以系统功能为主线该系统分为：基本业务功能模块、常规企业管理模块。
一、基本业务功能模块
按照系统业务功能，本系统将包含以下几个子业务子系统：
l 采购计划子系统
l 租赁管理子系统
租库房
租柜台
合同管理
l 库存管理子系统
出入库管理
调拨管理
库存核算
l 销售管理子系统
代销管理
购销管理
l 定金定购子系统
l 特别处理子系统
遗损处理
过期商品处理
赔偿处理
退货处理
调价管理
各个业务子系统之间是相互独立的，既可单独运行，也可集成运行。
为了使各个子系统能够集成在一起协调运行，我们必须开发一个软件系统支撑模块。
二、常规企业管理模块
按照系统业务功能，本系统将包含以下几个业务子系统：
l 决策支持子系统
领导查询
决策分析
l 组织机构子系统
供货商管理
客户管理
人事管理
l 系统维护子系统
初始化数据
用户权限管理
三、主要功能介绍
（一）采购计划子系统
采购计划是整个供销链系统的重要组成部分。采购计划也是供销链系统的入口。及时准确的采购计划，对减少库存、保证生产正常进行有重要意义。
采购计划管理系统主要是管理产品结构、采购需求、采购计划执行情况等内容。采购计划与入库单建立对应关系后，可以有效监控计划的执行情况。对保证采购计划的按时到货和准确到货有重要意义。具体包括：计划单、指示单的生成、传送、查询、汇总、修改、签字、审批、统计报表、打印以及与最终实际销售量的对比形成“计划准确程度”指标。各种单据和统计报表都可随时打印。
（二）租赁管理子系统
根据石油物资的实际情况，本租赁子系统包括租库房，租分店柜台（以下称租柜台），以及与租赁有关的租赁合同管理三大模块。租赁形式包括仅租库房、仅租柜台、既租自管理库房又租柜台和既租代管理库房也租柜台四种形式。
（三）库存管理子系统
入库是进销存管理的进货的第一步，是商品信息的录入过程，入库的准确性直接关系到以后业务数据准确性。具体功能包括：扫描录入商品基本数据信息、电子称录入商品基本数据信息，入库单的生成，损坏记录单的生成、传送，查询，入库的统计盘点，单据、报表的打印
出库管理是库房管理的又一主要环节，对出库的控制是确保库房管理有序的重要途径。具体功能包括：调拨出库，租赁出库，退货出库，三种出库单据的生成、传送，出库业务的查询、统计，单据、报表的打印。
调拨是代销、购销商品采购入库后，从配送中心库房调拨到各分店进行零售的业务过程。调拨业务具体包括：调拨申请，调拨审批，调拨出库，调拨入店，查询，单据传送，分类统计，单据核对，单据打印。
库存核算是库存管理的重要功能，也是计算机库存管理的优势所在。库存核算可以大大简化复杂的手工运算，提高库存统计效率，做到对库存商品进行实时控制。具体包括：库存查询、统计、报警、分类报表、库存盘点、报表打印。随时可以按库房、商品种类、商品名称、供应商、生产商、入库时间点、入库时间段、代销、购销、凭证号、合同号等查询和统计当前库存商品。
对库房的超量库存商品、短缺商品、即将过期的商品、长期积压的商品、定金定购商品、贵重商品等提供定时报警。按月或定时间段产生库存报表，每天根据需要可以产生日报表分类报表，提供各种报表打印功能。
对库存商品可以随时进行盘点，产生盘点报表。
（四）销售管理子系统
代销业务形式是商品在进货时不付款，在商品售出后才以进价付采购款项，确认代销数量及金额，售出前商品虽入库，但商品所有权仍属供应商，过期、及积压风险也属供应商。具体功能包括：代销采购，代销入库，代销调货，代销入店，代销销售，代销单据生成、传送、审批，查询，统计，代销商品定时销售状况报表，打印。
购销业务形式是商品议现款现货方式进货，采购完成就具有商品所有权，就承担遗失、损伤、过期、及积压风险也属供应商。具体功能包括：购销采购，购销入库，购销调货，购销入店，购销销售，购销单据生成、传送、审批，查询，统计，购销商品销售状况报表，单据、报表打印。
为方便石油物资的管理和提高经济效益，专门定时提供商品销售状况报告，对商品的出入库时间、入店时间、销售时间、到期时间、滞销商品、畅销商品、存货比例、销售趋势等进行特别界面处理和报警处理。
（五）定金定购子系统
定金定购管理是为全面管理商品销售形式全方位为顾客提供周到满意的服务而设计的。具体功能包括：定金收费管理，定购商品采购、入库、出库、入店、销售，购销单据生成、传送，查询，统计，违约赔偿处理，和不合客户要求的特别处理，定购商品异常状况报表，单据、报表打印。
经营部可随时查知定购业务的详细情况，包括定金交费日期，组织采购日期、到货日期、销售状况，以保如期到货售货。
（六）特别处理业务
遗/损处理是进销存过程中，出现意外遗失、损伤所设计的处理功能，可以做到商品的流程记录的完整性，也便于财务处理。具体包括：遗失单、损坏单的生成、传送、审批、查询、打印，遗损的统计查询，与其它业务合成月报、年报等报表。
处理品/过期品处理是商品质量管理的一个重要管理功能，对保证商品的质量和及时处理即将过期的商品，提高企业效益是很有意义的。具体功能包括：处理清单生成、传送、审批、查询、打印，处理品、过期品统计查询，与其它业务合成月报、年报等报表。过期品提示，即将过期品的报警。
赔偿处理是遗损处理和定金定购业务中逾期违约的后续处理业务，也是辅助财务管理的功能快。具体包括：赔偿单的生成、传送、审批、查询、打印，赔偿的统计查询、分类查询。
退货管理是解决商品销售的特殊情况的重要功能，对有退货条款的购销商品，代销商品，定金定购商品顺利执行退货极为实用。具体包括：分店退货给库房，库房退货给供应商，客户退货，各种退货单的生成、传送、审批、查询、打印，退货的综合统计查询、分类查询，与其它业务构成日报、月报、年报等报表。
调价处理是企业统一管理商品价格的重要内容，对节日降价优惠，商品促销，滞销商品处理，损坏商品处理和行业调价具有方便快捷易于统一的意义。具体包括：调价品类、品名以及幅度的设定，调价差异分析，调价单的生成、传送、审批、查询、打印。
（七）机构管理
供应商管理是进销存可以既可方便商品录入操作也有利于在拟定采购计划时查询供应商，还可以进行利用该信息进行重点供应商培养和管理。具体功能包括：供应商信息的录入、查询、分类查询，录入信息包括供应商姓名、住处、电话号码、传真号码、手机号码、电子信箱、建交日等，供应商业务排序，建交周年纪念日提示。
客户管理主要是对一些业务量达，业务往来频繁的可重点客户进行信息化管理。为公司培养重点客户，加强客户关系，扩大业务量提供信息帮助。具体功能包括：供应商信息的录入、查询、分类查询，录入信息包括客户姓名、住处、电话号码、传真号码、手机号码、电子信箱等，客户业务往来总金额统计排序、业务往来次数统计排序，建交周年纪念日提示。
组织机构设置主要是方便商品录入和分部门统计，单据网上传送所必需的一大功能。具体包括：组织机构树型结构的建立，组织机构自动维护功能。
（八）决策支持子系统
领导查询是体现进销存系统支持决策的重要方式，是系统为企业带来效益的重要途径，也是系统的重要意义所在。
具体功能包括：
l 单据查询审批（所有单据）
l 报表查询（所有报表）
l 统计查询 (销售发货明细表,销售日报,销售汇总表,销售收款日报,定金定购执行状况,采购到货明细表,采购到货汇总表,定金定购单执行状况表,计划采购明细表,计划采购汇总表)
l 库存状况表(存货状况表,供应商排行表,客户排行表)
l 单据查询(入库单，出库单，调拨单，退货单)
l 统计查询（库存台帐，库存结存表，库存分类统计表）
l 报表查询（库存日报，库存月报，库存季报，库存年报）
l 经济分析（销售状况，库存状况，往来账款状况）
l 利润分析（采购成本分析，销售毛利分析）
l 统计分析（库存台帐，库存结存表，统计分析日报表，统计分析月报表，统计分析季报表，统计分析年报表，统计指标汇总表）
l 趋势分析(成本趋势,销售趋势,价格趋势,发展趋势)
l 成本分析(核定进货成本,核定销售成本)
（阅读次数：）
|
当前位置：
